落實《若干意見》典型案例

案例一? ?北京大學:發揮三級管理優勢,讓項目負責人有權有責

《中共中央辦公廳 國務院辦公廳印發<關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見>的通知》(以下簡稱《若干意見》)已實施近半年,近期,財政部、科技部在部署中央高校、科研院所全面開展自查工作的基礎上,對教育部、工信部、農業部、衛計委、中科院等部門(單位)所屬的49家中央高校、科研院所落實《若干意見》情況進行了現場督查。

總體看,中央高校、科研院所及其主管部門積極推進落實《若干意見》,開展了宣傳培訓、輔導解讀、制度制定、機制建設等工作,科研項目資金管理“放、管、服”改革初見成效。

我們將摘編北京大學等單位落實《若干意見》的實踐動態,供廣大讀者參考借鑒。

一、賦予項目組更大權限,績效支出不設比例

(一)調整間接費用分配比例,向基層傾斜

北京大學堅持科研項目和資金學校、院系和項目組三級管理。“十一五”以來,針對中央財政科研項目經費管理要求不斷細化的新情況,北京大學將間接費分配向學院和項目組進一步傾斜。新修訂的《北京大學理工科民口科研經費管理辦法(修訂)》中規定,間接費用按預算額度全額計提后,在學校、院系和項目組之間分配,分配比例原則上學校35%、院系25%、項目組40%。

院系可根據自身情況調整與項目組的間接費用分配方案,用于院系對科研活動的組織管理、支撐支持、監督檢查和科研績效。不得在核定的間接費用以外重復提取其他費用。項目組間接費用在院系管理下由項目負責人根據科研任務實施情況在項目組內部統籌使用。

(二)加大力度,簡化程序,激勵科研人員

為了引導項目組處理好間接成本補償和科研人員激勵的關系。學校出臺了《北京大學科研項目人員績效發放申請審批細則》,進一步簡化了調整程序,強化經費為人的創造性勞動服務。

1.取消項目組間接費的績效支出比例限制,加大對科研人員的激勵力度。

2.明確項目負責人對項目組績效使用權。績效發放與科研人員在項目中的實際貢獻掛鉤,由項目負責人在項目組間接費用預算額度內,結合項目組成員實際貢獻公開、公正安排。

3.在“放”的同時,建立健全公開和問責機制。如項目負責人未能按照項目管理規定和任務書的要求履行項目的組織和管理職責,或未公開公正安排績效支出,學校將凍結該項目組的科研績效支出,直至項目負責人重新履行項目組織和管理責任。

二、建立健全經費支出稽核制度

建立大額資金分級審批制度。5萬元以下、5萬元-20萬元、20-50萬元、50萬元以上分別由所在學院、業務主管部門、主管校長分級審批。

此外,在常規審批的基礎上,針對近年來審計披露的高風險事項,如拆分合同逃避招標和大額資金審批、假發票、虛假業務、未如實申報關聯交易等事項,逐步建立科研經費支出稽核制度,由院系、財務部、科研主管部門組織實施。

各院系根據年度稽核結果建立項目負責人、科研人員和經辦人科研經費使用黑名單,予以重點關注。其中,情節嚴重的,科研人員暫停1年項目申請資格,經辦人記入年度考核,勞動合同制職工記入勞動合同聘期考核。

為促進科研經費稽查制度的落實,北京大學公開遴選會計師事務所,對學校科研項目資金管理及使用情況進行審計,并分別針對項目所在院系和學校提交管理建議報告。

三、建立科研財務助理制度,讓科研人員專心搞科研

學校組織開展了科研財務助理培訓,16個院系近300位科研財務助理參加。培訓解讀了最新科研經費管理的政策和總體要求,并將政策要求分解到具體業務環節,梳理了從項目預算編制到結題驗收業務全過程的操作辦法和要求,重點介紹了業務難點和審計檢查關注事項。培訓結束后,課件內容作為培訓資料提供給秘書及科研人員查閱使用。

(一)筆試、測評綜合考核,確保專業能力及服務水平

為確保每一位科研財務助理具有符合要求的專業能力,為科研人員提供高質量的科研服務工作,學校財務部通過設計筆試考卷、定期綜合測評等方式,考核科研財務助理的業務能力,通過考核的人員方能予以聘任或續聘。

(二)7x24小時在線咨詢,答疑解惑

學校財務部建立全校科研財務助理微信群,宣傳最新政策、實時解答有關科研項目實施過程中的各類問題,很多共性問題的答疑解惑也為微信群里的科研財務助理人員提供了豐富的學習和討論素材,鞏固了培訓的效果。

?(轉載于銳動源)

案例二? ? 華中師范大學:依靠專業團隊專用系統,化解“報賬難”、“難報賬”!

眾所周知,《若干意見》出臺前,“做實驗的時間都用來報銷了”“把教授逼成了會計”是廣大科研人員最為苦惱的一件事。然而,今天我們要介紹的華中師范大學的一些動態實踐,讓報銷不再是件難事。

“汪老師,您好!報賬已辦理,支出項目為:20202980139。支出內容為:赴北京差旅費報銷,金額3671元,憑證編號為:02536,打入您尾號為:2878卡中,請查收。如有疑問,請與單位報賬員聯系。”這是華中師范大學心理學院教師汪穎近日收到的一條短信,短信由華中師范大學財務處自主研發的短信服務平臺發送,通過該平臺報賬者可以實時了解報賬進度、到賬時間等信息。

汪穎不無感慨的說:“從把報銷票據交給報賬員,到經費報銷完成,報銷款到我的銀行卡,中間只隔了一天,確實比以前快很多。而在兩年前,同樣的事可能要等一個月甚至更長。”?

這一變化是華中師范大學結合學校實際,充分利用信息化手段,建立科研、財務和項目負責人共享的信息平臺,不斷提高科研經費報銷服務的便利化程度。華中師范大學主要采取兩方面的措施,來解決科研經費“報賬難”、“難報賬”的難題。

一、用好“三員大將”,師生不再直接參與報賬

財務報賬員,專職處理科研經費日常報銷業務

學校出臺并不斷完善《華中師范大學財務報賬員制度實施辦法(試行)》,每個學院設立一名財務報賬員,報賬員負責學院所有日常財務報銷業務;負責辦理借款、轉賬等工作;負責本單位會計報表填報等工作。原則上,財務處只對報賬員提供報賬服務。

學校還每年定期舉辦報賬員業務培訓,不斷提高報賬員的業務素質,自從有了財務報賬員,一次性報賬成功率明顯提高,且師生不再參與直接報賬,排長隊現象消失,教師也能安心專注于教學、科研工作,與此同時,財務報賬環境也得到明顯改善。

財務初審員,提升報賬一次性成功率

為了配合財務報賬員制度的順利實施,華中師范大學從會計核算科抽調了3位財務初審員,對財務報賬員遞交的報銷單據進行再次審核。通過報賬員和初審員對財務原始單據的雙重過濾,進一步提高原始憑證的規范性,大幅提升報賬成功率高和財務工作效率。

財務聯絡員,走進師生中間對接需求

學校出臺《華中師范大學財務聯絡員制度實施辦法(試行)》,從財務處抽出骨干力量,為每個學院指派一名財務聯絡員,財務聯絡員主要職責包括:政策宣講,宣傳國家財經政策法規、學校財務規章制度以及財務處業務工作流程;業務咨詢,定期到聯絡單位進行財務報銷事項業務指導,了解和解答師生在財務事項中遇到的業務問題;溝通聯絡,收集師生對財務工作的意見與建議,不斷改進財務工作。

二、啟用三個財務系統,提升財務報銷的效率

啟用網上預約報賬系統

科研項目負責人(授權人)可以隨時隨地通過網上申報系統進行報銷預約,將預約單和報銷單據遞交給學院報賬員,報賬員初審后送交財務處報賬大廳即可。網上預約報銷系統開通以來,僅需“網上填單、現場交單、賬務處理、網銀支付”四步,就能輕松完成報賬業務,并將經費打入教職工指定的銀行卡中。

啟用預約接單分單系統

通過該系統合理地為財務核算人員分配工作量,避免人工分單不均導致報銷單據賬務處理不及時的現象,盡可能縮短接單后的賬務處理時間。

自主研發短信服務平臺

通過短信服務平臺,廣大師生可以實時了解經費報賬進度、賬務處理經辦人員、項目余額等信息,并及時發送報銷完成的到賬提醒短信。(轉載于銳動源)

案例三? ? 中國農業大學:有了財務微信企業號,再也不用擔心錯過了什么!

為貫徹落實《若干意見》,為教師提供更多的優質服務,中國農業大學加快了財務信息化建設進程。日常工作中除采用科研管理、網上自助報賬等信息化系統,還開通了財務微信企業號平臺服務,利用新媒體手段為科研教師提供安全、便捷的財務服務。

在平臺建設之初,該校財務處就考慮到企業號能從技術上保障財務信息的安全性,也使財務個性化服務提供了可能,平臺既可以群發信息,也可以個性化、精準化面向每一位教師推送信息,使財務服務得到了極大的延伸。

中國農業大學微信企業號財務服務平臺包括:

1.財務資訊

推廣財務信息、財務有關通知、國家及學校的財務制度、文件,方便教師及時了解及查看。

2.公告通知

查詢學校各部門的通知,及時處理相關工作;瀏覽學校新聞,及時了解學校信息。

3.工資查詢

查詢本人工資,發放工資時還會進行提醒,以便大家了解本人的工資、勞務費的構成及發放情況。

4.賬務查詢

查詢負責項目的整體情況,包括期初、期末余額情況,項目明細賬,每一筆的具體報銷情況。

5.科研經費總體及額度查詢

在學校財務處自主研發的網頁端科研經費額度查詢的基礎上,實現了微信端本人所負責的科研經費的額度、執行情況的查詢,方便教師實時掌握科研經費的總體情況。

6.平臺還提供了網上繳納各種費用、校園卡業務辦理、充值等服務。?

豐富的財務服務功能整合,使教師通過手機端,通過微信即可查詢、掌握經費執行情況、報銷情況,查詢國家及學校財務管理制度及文件,真正實現了便捷化的財務“微”服務。

為了使大家更好的了解財務報銷中的有關問題,財務處還推出了“答疑解惑”功能,只要輸入關鍵詞,即可將相關問題的解答呈現給教師,以便于大家掌握報銷中的實際問題。

在此基礎上,還開發了微信版的人工客服服務,在標準答案無法解答教師的問題時,還可以進行人工客服解答服務,目前正在測試中,即將上線使用,這一功能的完善,將為教師提供財務人性化服務。

該平臺自上線以來,短短數月,全校關注人數已達萬余人,占全校總人數的50%左右,其中教師關注人數1450人,占全體教職工的52%;企業號平臺累計推送財務消息數77260條,其中科研經費相關消息2677條,遠遠超出傳統媒體訪問量。

在使用微信企業號財務服務平臺后,許多老師表示:自從關注了學校微信以后,再也不用擔心出差了。以前出差還得特意囑咐學生,有什么消息趕快通知我,就害怕錯過了科研項目申報等大事兒。現在再也不擔心了,打開微信就什么都有了,很方便,確實很好。了解財務制度更方便了,隨時隨地都能看看新規定,掌握了不少財務知識。(轉載于銳動源)

案例四? ? 中科院熱物所:讓“分散化”的經費相關人員逐步走向“集約”

《若干意見》要求,各單位應建立科研財務助理制度,同時明確了科研財務助理的人員費可從勞務費中報銷。今天,我們重點中國科學院工程熱物理研究所建立科研財務助理制度有關情況。

我們想先來聽聽幾個新上崗的“科助”們的心聲。

輕型動力實驗室尹老師:

“科研經費是科學研究不可或缺的物質保障,科研時間對科研人員則是“寸時寸金”。當科研人員為科研經費報銷的繁瑣手續、填寫報表的不知所措而“撓頭”時,《若干意見》應運而生。不同的科研經費有不同的標準和管理辦法,根據項目來源進行分類,不管如何分類,所做的工作都是統一的:在項目前期參與預算編制,在項目執行中主導預算調整、統籌經費支出,在項目結題時牽頭結題審計,這些早已成為常態化工作。

一路走來,我深深感到經費管理的過程是所有與項目經費相關的人共同學習共同成長的過程。讓“分散化”的經費相關人員逐步走向“集約”,不僅能減化管理流程、及時解決經費支出的問題、保障預算執行率,還能把錢花在刀刃上,確保項目順利進行。而科研財務助理就是其中抓總的人。”

國家能源風電葉片研發(實驗)中心雒老師:

“隨著科研項目管理日趨規范化,科研財務助理應運而生,自己也很榮幸地成為研究所第一批成員之一。參加工作之初,因團隊的工作需要,自己與財務工作打上了交道,我也由一名業余財務人成長為半專業財務人員。如今,科研財務助理需要“在項目預算編制和調劑、經費支出、財務決算和驗收等方面提供專業化服務”,為此我必須在財務工作方面掌握更加全面、系統的知識,肩負起科研財務助理的重任。”

作為貫徹落實《若干意見》的重要舉措,中科院工程熱物理研究所于近期建立了科研財務助理管理制度,宗旨是完善科研項目經費管理、創新服務形式,為科研人員在科研項目預算編制和調劑、經費支出、財務決算和驗收等方面提供專業化的服務,讓科研人員能夠潛心科研。

研究所財務處組織對首批實驗室科研財務助理進行了考試測評,測評結果經所長辦公會審議后,科研財務助理們將正式持證上崗。研究所首批8名科研財務助理擬聘名單經各科研單元自主提名,由財務處、科技處及人教處聯合評議確定,上崗前均參加了財務處組織的專場培訓。

首批科研財務助理上崗后,財務處將定期組織培訓,為他們講解財經政策、科研項目經費管理、財務報銷相關制度等方面知識,“讓專業的人做專業的事”,不斷提高科研財務助理在財務方面的業務能力;同時,研究所將依據《工程熱物理研究所科研財務助理崗位管理辦法(暫行)》對科研財務助理的工作進行考核及獎懲。將能力與獎懲掛鉤,對科研財務助理而言可謂責任與發展并存,希望大家在科研財務助理崗位上有所建樹,成為科研項目管理中的良才。

科研財務助理制度的建立旨在解決科研人員反映的“痛點”、科研經費管理中的“難點”以及政策執行中的“堵點”問題。該制度的建立健全順應了科研組織模式改革創新,將深化科研經費管理改革、保障創新工程順利實施,是研究所財務管理的有效延伸,將極大程度上提高團隊經費管理專業化效能,提高團隊全面預算管理水平,增強了團隊財務內控效力,為科研人員潛心科研營造良好環境。科研財務助理今后將為科研人員提供相對專業的財務服務,切實為科研人員簡除煩苛、松綁減負,營造良好科研環境;同時他們也將在實驗室發揮政策宣傳和溝通紐帶的作用,促進研究所科研人員與財務人員的相互理解、協同工作,更好地為研究所發展做出貢獻。(轉載于銳動源)

案例五? ?中科院數學院:扭轉事前審批和事后審核的牛鼻子,讓報銷便利化

中科院數學院一位科研人員這樣說:“如今三項經費打通,我們可以靈活的使用經費,這方便了我們科研工作的順利開展,便于我們在規定額度內充分有效的使用經費。2016年底,我在計劃執行原定預算內的出訪芬蘭計劃時,一位英國科學家希望我去就某個問題進行討論,我已經沒有出國費的預算了,這在以前是不可能,正是三項費用打通使用了,我即刻調整了出國安排,一趟辦了原來兩趟才能辦的事項。”

除此之外,對于外賓來訪也帶來了一定的便利。

2016年,《若干意見》對差旅費、會議費、國際合作與交流費“三費合一”,并規定不超過直接費用10%的不需要提供測算依據。文件下達后,中科院數學院高度重視,重點優化規范單位內部管理流程,使科研人員普遍感受到較強的獲得感。

一是提高課題負責人和研究所所長(研究院下屬4個研究所)的經費支出審批權限,擴大了科研人員經費使用的自主權,使更多時間可以用于科研。

二是針對基礎研究中會議費和報告費等學術交流方面的費用開支比較頻繁的特征,簡化了會議費、報告費的審批流程,表現在梳理了事前針對事項的審批和事后針對報銷的審批,將科研管理部門(科技處)的兩次審批調整為事前審批,同時,充分運用信息化手段,實現了事前審批的電子化,并嚴格限制事前申報和審批的時間,保證科研工作及時順利開展。這一措施使得科研人員跑管理部門的次數和時間都大幅減少了。

“原本會議費用報銷需要經過科研處網簽加手簽,現在簡化為只需科研處網簽,無需再親自到科研處一趟,極大的節約時間。我們遇到科研項目多而緊張的時期,真心希望其他事能越少越好,經過此次報銷流程的簡化,真是給我們科研人員帶來了很大的便利。”

三是增強服務意識,主動承擔事務性工作。根據國家的最新文件精神,科研和財務部門共同編制了科研項目預算編制指南模板,為科研人員提供了極大的便利;在部門預算的編制中,項目的主要信息由以科研人員填寫為主,調整為以管理部門人員充分借鑒項目申報材料等填寫為主。

四是及時解決電子發票、網購等新情況、新問題。一位科研人員說:“如今對于網上采購的書籍和耗材等取得的外地發票經過驗收后都予以報銷,確實方便了我們科研工作的順利開展,提高了工作效率。”

此外,科研人員對簡化科研項目預算編制也深有感觸。會議費、差旅費、國際合作與交流費合并編制預算并按規定統籌安排使用,一方面簡化了預算編制,科研人員在一定程度上不用再為編制幾年后要召開的會議、要出訪的國家等事項絞盡腦汁了;另一方面,也為科研人員安排科研活動提供了極大的便利。(轉載于銳動源)

案例六? ? 中國農科院:加強頂層設計,依靠制度確保新政落地

為貫徹落實《若干意見》文件精神,中國農科院充分考慮農業科研工作的特點,堅持“放管服”相結合,加強頂層設計,搭建制度橋梁,謀劃制度體系。研究并確定了包括差旅費、會議費、橫向經費等管理辦法在內的22項制度建設清單,按時間節點要求出臺了13項內部管理制度。

對于一直困擾科研單位的院士、教授等正高級職稱人員和相應管理人員乘坐交通工具等級和住宿費標準問題,以及到科研基地進行科研活動的報銷等事項,中國農業科學院在參照《中央和國家機關差旅費管理辦法》的基礎上,制訂了該院差旅費管理辦法。

1.解決了各類科研人員差旅費報銷執行標準的問題

制度明確:院士按照部級人員標準乘坐交通工具和報銷住宿費;研究員等正高級專業技術人員、三級四級管理人員和副所局級人員按照司局級人員標準乘坐交通工具和報銷住宿費;博士后研究人員、邀請國內外專家、外聘及返聘人員,按照其專業技術職務情況參照執行;研究生因公出差所發生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費,按其余人員級別報銷。

2.明確了自駕車或者租車報銷的規定

制度規定:對于在偏遠、邊境地區開展考察、調研、試驗和檢測監測等工作,受地理環境和當地條件限制,必須自駕或者租車前往的,經單位領導和財務主管批準,租車費可以據實報銷,發生的汽油費和過橋費憑據報銷,并且報銷金額原則上控制在城市間交通費最低標準內。

3.重申了難以取得住宿費發票的差旅費報銷問題

制度明確要在確保真實性的前提下,據實報銷城市間交通費,并按規定標準發放伙食補助和市內交通費。

為了有效地解決科研業務會議行政化管理帶來的諸多問題。該院結合科研單位的特點,按照會議內容將會議分為行政會議和業務會議。規定院常務會議僅審批以中國農業科學院名義召開的會議;其他會議審批權限授權給各研究所所務會以及機關各部門局務會。

同時,為了與差旅費管理辦法進行有效銜接,制度對參加會議的院士及國內外知名專家(二級或相當二級以上研究員技術職務專家)達到參會人數三分之一及以上的業務會議,本著實事求是的原則,規定了其綜合定額標準可提高20%。對邀請國內外專家、學者和有關人員參加會議所發生的城市間交通費、國際旅費、咨詢費、講課費、評審費,明確規定可由主辦單位在會議費等費用中報銷。

為加強財務與科研工作的有效銜接,保障資金使用安全和科研工作有序開展,讓科研人員潛心從事科學研究,促進該院科研項目順利實施,該辦法要求院屬研究所堅持遵循規律、靈活多樣和協調建設的原則,建立健全科研財務助理管理制度。在崗位職責方面,要求科研財務助理在科研團隊中兼具科研管理與財務管理雙重職能,既要協助團隊負責人加強團隊預算管理(包括預算編制、執行、決算審計和項目驗收等),又要做好科研服務(即協助撰寫科研項目申請書或結題報告等材料,負責團隊檔案管理及相關信息收集、傳播等)工作,充分發揮在科技創新工作中的橋梁紐帶作用;在人員配備方面,要求規模大、任務多的團隊,可以項目組為單元設置科研財務助理,規模小的團隊也可以采取聯合的方式設置科研財務助理;在薪酬管理方面,要求院屬單位對在編兼職履行科研財務助理職責的人員進行績效考核時,充分體現其承擔的兼職工作,對編制外聘用人員充分考慮其崗位的特殊性,合理確定其薪資標準;在資金解決渠道方面,明確科研財務助理所需費用可根據情況通過科研項目資金等渠道解決。(轉載于銳動源)

案例七? ? 中科院水生所:實施分類管理,切實解決無發票報銷難題

根據《若干意見》要求,各高校、院所應制定本單位的差旅費和會議費等管理規定,之前動源君也對一些單位的作法做了介紹,今天推出的是中國科學院水生生物研究所在分類管理和經費報銷方面的一些實踐探索。

經批準,可超標準乘坐交通工具

身患重大疾病或年齡超過70歲的、確因工作需要出差的院士,經審批同意后,隨行工作人員一人可乘坐同等級交通工具。這一人性化的舉措,不僅溫暖了為科研工作做出杰出貢獻的院士,而且讓年輕的科研人員獲得院士指導的機會。

由于科研任務緊急、保密要求以及其他特殊原因,出差人員超標準乘坐交通工具的,經審批同意后,可實報實銷。2017年在春運票務緊張的情況下,科研人員經審批同意后,可乘坐超標準交通工具,不僅節約時間,有利于科研工作的順利進展,而且減少科研人員因轉乘交通工具滯留的時間,避免乘坐費用更高的交通工具。

會議費管理方面,科研舉辦的業務性會議(如學術會議、研討會、評審會、座談會、答辯會等),制定了適應于科研的會議審批程序以及會議費開支范圍、標準。

會議費管理方面,科研舉辦的業務性會議(如學術會議、研討會、評審會、座談會、答辯會等),制定了適應于科研的會議審批程序以及會議費開支范圍、標準。

在保證真實的前提下,解決無發票問題

野外租車和租船在無法取得合規和合法的票據情況下,簽訂協議,提供車船圖片,使用時間、地點、目的,車牌號,車船行駛證復印件,司機身份證明、電話及收款證明等相關證明據實報銷。

部分科研工作需要向漁民購買魚等實驗生物,對于無發票的實驗生物,采取的措施是經辦人需將貨物清單、照片和收款證明等交往貨檢室進行登記簽字,并在發票背面加蓋物資登記章,在保證真實性的情況下,解決無發票問題。同時針對轉帳支付執行確有困難,采用經辦人銀行卡、微信或支付寶轉賬,收款人、經辦人和證明人簽字的方式支付。

抓好科研相關事項內部公開工作。按年度編制“科研項目計劃表”,涵蓋研究所當年所有在研科研項目,包括學科組、項目名稱、任務來源、研究人員、項目協作單位、年度經費預算,項目簡介、年度計劃等內容,內部公開。科研項目的內部公開,不僅可達到加強內部監督,促進管理部門和科研人員間溝通協調,科研人員了解單位科研進展,而且督促相關部門自覺提升工作效率。(轉載于銳動源)